Publicatie van bedrijfshandboeken
Iedere organisatie heeft documenten die altijd beschikbaar moeten zijn.
Voor iedereen
- personeelshandboek
- pensioenregeling
- veiligheidvoorschriften
- en procedures
Voor afdelingen
- werkinstructies
- recepturen
- enzovoorts.
Het is cruciaal dat altijd de meest recente versie voor handen is.
Originele versies beheren
Het Intranet-out-of-the-box maakt het mogelijk om ook de originelen van een handboek (Word documenten) op te nemen binnen het portaal. Deze worden afgeschermd op een eigen pagina bewaard. U kunt bepalen wie deze originelen mag plaatsten en bewerken.
Oude en nieuwe versies van documenten worden hier bijgehouden. Zo zijn naast de originele documenten altijd de voorgaande versies beschikbaar. U ziet door wie aan een bepaalde versie is gewerkt en wie deze heeft goedgekeurd.
Deze module kan uitstekend gebruikt worden bij gecertificeerde handboeken waarbij er controle moet zijn op uitgifte van goedgekeurde procedures.
Publiceren
Na het goedkeuren van een document wordt er automatisch een PDF gemaakt en wordt deze op de juiste plaats in het Intranet gezet. Een eventuele voorgaande versie wordt automatisch verwijderd. Zo beschikt iedereen over de laatste versie en zijn vergissingen uitgesloten.
Ook direct als webpagina publiceren
Naast het publiceren van Word naar PDF bestanden bestaat de optie om niet meer in documenten te werken maar in webpagina’s.