Resource management

Resources werken veelal niet alleen aan projecten, maar zijn al een deel van hun tijd bezig met niet-projectmatige activiteiten, zoals overleg of training. Daarnaast kun je een resource beter niet inplannen in zijn vakantie. Daarom is het handig om in Project Server ook de niet-project activiteiten in te plannen, zodat goed inzichtelijk wordt of en wanneer een bepaalde resource beschikbaar is.

In Project Server kan een “project” voor lijnwerkzaamheden worden opgenomen, zodat de manager van de afdeling ook medewerkers kan inplannen op deze activiteiten. Op die manier kunnen zowel projectwerkzaamheden als overige werkzaamheden worden gepland.

Inplannen van rol of functie
Een handige functie is het vastleggen van de rol of functie van een resource. Een Project Manager kan eerst een planning maken op het niveau van een generieke resource. Een generieke resource, zoals een “Architect” of “Ontwikkelaar” kan worden ingepland op taken in het project.

Resource pool
U legt uw medewerkers vast in de centrale resource pool. Bij medewerkers kunt u aanvullende kenmerken opnemen zoals hun functie of afdeling. Door organisatiestructuur van een organisatie op te nemen kunnen weergaves per afdeling of team worden gemaakt. 

Algemene resources kunt u gebruiken om een planning op rol of functie te maken. Een resource kenmerk zoals “Functie” in combinatie met algemene resources maakt het zoeken op basis van functie en beschikbaarheid mogelijk (resource matching). De project manager voegt algemene resources toe aan het project team en plant deze in op project activiteiten. De project manager plant na overleg een beschikbare resource definitief in.

Als ik bijvoorbeeld een architect zoek voor mijn project, dan kan ik zien welke resources die rol of functie hebben. Een grafiek geeft de beschikbare capaciteit voor een of meer resources weer. De zwarte lijn geeft aan welke capaciteit er in totaal beschikbaar is. In sommige maanden is de lijn wat hoger of lager. Dat heeft te maken met het aantal werkdagen in die maand.