Het nieuwe businessmodel van Oad bracht aan de businesskant een grote verandering van de processen met zich mee. Ook de IT moest hierop aangepast worden. De Oad groep startte daarom vijf jaar geleden een programma op, waar 20 miljoen euro mee gemoeid is en dat uit bijna dertig projecten bestaat. "Wil je al die projecten goed managen, dan kun je niet meer toe met Excel-sheets. Niet alleen mis je dan het totaaloverzicht, het is ook veel te kostbaar om alle informatie in spreadsheets up-to-date te houden,” aldus Robert Dorenbusch. Hij is manager ICT binnen de Oad Groep. "Een professionele planning is een eerste vereiste, zeker als er gemiddeld 50 medewerkers aan 30 projecten gelijktijdig werken."
Als oplossing koos de Oad Groep voor Microsoft Enterprise Project Management (EPM), bestaande uit Microsoft Project Server, Project Web Access en Project Professional. Naar producten van andere leveranciers is slechts kort gekeken. Robert Dorenbusch: “De Oad Groep gebruikt al vrij veel Microsoft producten en EPM laat zich daar goed mee integreren. Zoals met de portals van Microsoft SharePoint Server, een perfecte plaats voor de opslag van alle documentatie, die bij de diverse projecten hoort." QS solutions uit Amersfoort is voor Oad de Microsoft Certified Partner.QS solutions heeft de afgelopen vijf jaar bij zo’n zestig bedrijven en organisaties consultancydiensten geleverd voor Project Server.
Al vanaf de uitrol van EPM profiteert de Oad Groep van de vele voordelen die het pakket te bieden heeft. Behalve meer inzicht, betere factuurcontrole en tijdige sturing noemt Robert Dorenbusch nog een vierde voordeel, namelijk de toegankelijkheid: “We werken met een Roemeens bedrijf dat voor ons applicaties ontwikkelt. Voor hen is EPM via een webinterface goed toegankelijk, evenals voor andere externe partijen met wie wij samenwerken. Via de integratie met Active Directory worden zij geautoriseerd en worden ook hun werkzaamheden in EPM geregistreerd. Daarmee is het beheer van de projecten voor onze projectmedewerkers en –managers een stuk eenvoudiger.”
Dat de projectdocumentatie overzichtelijk wordt opgeslagen is volgens Robert Dorenbusch een pré: “Zodra je een nieuw project opstart in EPM wordt een SharePoint projectomgeving aangemaakt, waar automatisch alle bij dat project behorende documenten worden opgeslagen." Als Robert Dorenbusch een ruwe schatting moet maken over de efficiency dan verwacht hij dat die met vijf procent is toegenomen. “Op een totaalbedrag van 20 miljoen euro is dat bijzonder veel."