Portfolio management,
van idee tot project
Het doel van portfoliomanagement is om de optimale portfolio van projecten samen te stellen. Project Server 2010 helpt organisaties dit proces te standaardiseren. Daarnaast helpt Project Server te bepalen welke combinatie van projecten het beste kan worden uitgevoerd om de doelstellingen van de organisatie te halen. Uiteraard rekening houdend met door u gestelde voorwaarden, zoals bijvoorbeeld het beschikbare budget of de doorlooptijd.
Bij portfoliomanagement zijn drie onderwerpen van belang:
- Hoe worden project ideeën verzameld en beoordeeld
- De strategische afstemming (alignment) van projecten met de doelstellingen van de organisatie
- Overzicht en inzicht over alle lopende projecten.
Van idee tot project: eenvoud en standaardisatie
Om het indienen van ideeën te stimuleren, is het belangrijk dit zo eenvoudig mogelijk te maken. Bijvoorbeeld door een standaardformulier op het Intranet. Dat geeft gelijk de mogelijkheid alle relevante gegevens te verzamelen, zodat u in een volgend stadium kunt beoordelen in hoeverre een project bijdraagt aan het behalen van de bedrijfsdoelstellingen.
Workflow
Alle ideeën voor projecten worden door de Programma Board beoordeeld op basis van standaard criteria. Zo blijven de projecten over die een positieve bijdrage leveren aan de bedrijfsdoelstellingen. In deze fase is het ook belangrijk dat indieners van ideeën voor projecten op de hoogte worden gehouden van de status van hun idee. Dit kan via ‘alerts’ en/of het Intranet Portaal.
Strategische afstemming (Alignment)
Voor een objectieve beoordeling van projecten worden ‘Business Drivers’ gedefinieerd. Een goede Business Driver is een meetbare, unieke doelstelling waarop actie genomen kan worden. Voorbeelden van Business Drivers zijn expansie in Duitsland, klanttevredenheid verhogen, minder procedures, schoner produceren, enzovoorts. Per idee of project kunt u aangeven in welke mate het bijdraagt aan de Business Drivers. Dat maakt het kiezen van de juiste projecten veel eenvoudiger.
Voorbeeld
Project Server toont dat het €19.684.000 kost om alle projecten uit te voeren. Dan wordt 100% van de strategische doelstellingen gerealiseerd. Als er maar een budget van €11.000.000 beschikbaar is, zal een keuze moeten worden gemaakt. Als u de beperking van €11,000,000 invoert, komt Project Server met een geoptimaliseerd voorstel.
Er wordt een aantal projecten uit de Portfolio gehaald. Hiermee komt de benodigde budget onder de grens van 11 miljoen en wordt bijvoorbeeld 79% van de waarde van de Portfolio uitgevoerd.
Noodzakelijke projecten
Het kan zijn dat een project weinig strategische waarde levert (upgrade van een financieel systeem) maar noodzakelijk is om aan bijvoorbeeld nieuwe wetgeving te conformeren. In dergelijke gevallen kan een project toch opgenomen worden in de Portfolio.
Ongoing Governance
Uiteraard is het nodig om regelmatig de Portfolio te heroverwegen. De kosten van een project, opleverdatum of veranderende markt omstandigheden kunnen invloed hebben op de strategische waarde. Door goed Portfoliomanagement toe te passen, kan er snel op veranderende omstandigheden worden gereageerd.