Identity & Access Manamagent (IAM) wordt lang niet voldoende op waarde geschat. Je wordt pas echt bewust van het belang van IAM wanneer het niet goed werkt of een auditor wijst op de risico’s. IAM zit onder de motorkap. Daardoor krijgen IAM-trajecten niet altijd het budget of de aandacht die nodig is. Vooral de impact op de werknemers en de organisatie wordt onderschat, terwijl dat de cruciale factor is voor de succesvolle implementatie van IAM.
IAM is geen sexy thema, in tegenstelling tot bijvoorbeeld een ICT-traject waarbij je een intranet opzet. Omdat dat iets tastbaars is, het is visueel en wordt door iedereen gezien. Bij IAM is het lastiger om het juiste draagvlak te krijgen, dat doorgaans vooral als een “ICT-ding” wordt ervaren. Als gevolg daarvan zijn het inderdaad de ICT’ers die bottom up allerlei workflow-oplossingen bedenken. Maar die werken, ondanks de beste bedoeling, lang niet altijd optimaal. Zo moeten er in een IAM-oplossing nog steeds handmatige acties uitgevoerd worden. Daarnaast ontbreekt het in een zelfgebouwde oplossing geregeld aan een sluitende oplossing om de integriteit tussen HR- en ICT- administraties te borgen. Daardoor blijven arbeidsintensieve handmatige controles nodig.
We nemen een nieuwe medewerker als voorbeeld: de HR-medewerker kopieert gegevens uit het HR-systeem naar een formulier, deze wordt per mail gezonden naar de ICT-medewerker die een werkinstructie volgt om een nieuwe gebruiker aan te maken en rechten toe te kennen. Die handmatige, individuele handelingen zijn nog steeds foutgevoelig en het automatiseren gaat niet verder dan de deelstappen van het proces.
Procesautomatisering gericht op effect
Wanneer ik een IAM-traject start bij een klant, dan begin ik met het in kaart brengen van het gehele traject. Dat begint bij HR, met bijvoorbeeld de registratie van een nieuwe medewerker of een tijdelijke externe medewerker. Het gewenste effect is dat die persoon op de eerste werkdag direct kan inloggen en de juiste toegang tot data en applicaties heeft. Een extra randvoorwaarde kan zijn dat de manager of de assistent nog een exacte rol toekent. Vervolgens kijken we hoe we dit kunnen realiseren: welke werkwijzen bestaan er al? Wat kunnen we handhaven? Welke systemen moeten we aan elkaar koppelen? HR-processen hoeven lang niet altijd (ingrijpend) te worden herzien, de verandering is dan het ‘onder water’ op passende wijze doorsluizen van de juiste gegevens uit het HR-systeem naar het Identity Management systeem.
Het uiteindelijke resultaat is procesautomatisering, waardoor wijzigingen in het HR-systeem misschien al direct voor 70 procent van de gewenste effecten zorgt. Maar tegelijkertijd resulteert het ook in een ander niveau van werkzaamheden, en dat heeft gevolgen voor de organisatie.
Van uitvoerend naar abstract niveau
Een IAM-traject automatiseert veelal werkzaamheden die medewerkers nu nog handmatig doen, op basis van werkinstructies die ooit tot stand zijn gekomen. Die uitvoerende aard van ICT-werkzaamheden verandert in ICT-ondersteuning voor het gehele proces. De werkzaamheden worden meer abstract en analytisch van aard en vergen andere vaardigheden en werk- en denkniveau. Dat betekent dat een organisatie moet inventariseren welke vaardigheden de werknemers nu hebben, en via welke wegen je ervoor kan zorgen dat de nieuwe werkzaamheden optimaal worden uitgevoerd.
IAM-trajecten zijn vaak lange trajecten, variërend van drie maanden tot twee jaar of meer. In het voortraject is het zaak de impact op de organisatie qua werkzaamheden en werknemers te adresseren. Tijdens het traject moeten de huidige werkzaamheden blijven doordraaien tot de organisatie op alle fronten klaar is voor de overstap. Het HR-gedeelte van zo’n traject vult iedere organisatie op een andere manier in, van het trainen en coachen van de huidige werknemers tot een formele reorganisatie waarbij nieuwe functies worden gedefinieerd om het IAM-proces optimaal te ondersteunen.
Als ICT-specialist geven wij input over de benodigde vaardigheden en ondersteunen we kennisoverdracht , maar de opdrachtgever zelf moet de bredere impact van een IAM-traject voor medewerkers in beschouwing nemen. Voor een succesvol IAM-traject is het belangrijk om de afdeling HR niet alleen te betrekken als leverancier van identiteitsgegevens voor het IAM proces, maar ook als adviseur en expert op het gebied van organisatieverandering en personeelsbeleid.
Meer weten? Neem gerust contact met me op!