Veel bedrijven gebruiken SharePoint momenteel voor het maken en beheren van een intranetportaal. Maar nu Microsoft Office 365 steeds meer uitbreidt met allerlei functionaliteiten voor informatie en nieuws, schieten er nieuwe vragen omhoog. Gaat Office 365 SharePoint vervangen als kanaal voor intranet? Is er straks nog wel een intranet? In dit blog neem ik een blik op de huidige ontwikkelingen bij Microsoft en de toekomstige positie van het intranet in Office 365.

Voordat ik volledig in ga op de ontwikkelingen en je misschien het gevoel krijgt dat SharePoint gebruiken voor intranet al helemaal passé is, dat is absoluut niet het geval. Heb je intranet binnen SharePoint staan, of je bent hier nu mee bezig, blijf dat dan zeker doen. De nieuwe intranet in Office 365 ontwikkeling is net bezig. Het zal nog jaren duren voordat dit op het niveau van het huidige intranet in SharePoint is gekomen.

Van SharePoint naar Office 365?

Intranet functioneert als het communicatieportaal waarin de organisatie informatie en nieuws publiceert voor werknemers. SharePoint is hier bij uitstek voor geschikt en de combinatie met Yammer voegt hier een hedendaagse sociale laag aan toe. Vanaf de lancering van Office 365 in 2011, zat SharePoint online er standaard in. Sindsdien zijn er allerlei nieuwe apps zoals Groups, Teams, Planner, Delve en VideoPortal bij gekomen en verdween SharePoint online geleidelijk naar de achtergrond. Waar blijft dan het intranet? Is het door alle nieuwe apps niet meer nodig?

Dit vraagstuk kom ik vaak tegen in de praktijk. De informatievoorziening van organisatie naar werknemers lijkt te verdwijnen naarmate apps in Office 365 de boventoon voeren. Maar nu brengt Microsoft nieuwe functionaliteiten uit die juist in die behoeften kunnen voorzien.

Microsoft geeft SharePoint weer gezicht

De nieuwe SharePoint teamsites hebben een nieuwe editor-omgeving waarmee je een intranet kunt opzetten. Op dit moment zijn die nieuwe teamsites met de ‘Canvas’ editor nog maar zeer beperkt. Er is al wel een eigen nieuwsoplossing. Elke nieuwe teamsite heeft een nieuwsfunctie waarin je je nieuwsberichten kunt plaatsen. In de bètaversie van de SharePoint App voor Office 365 worden op de eerste regel de nieuwsberichten getoond van jouw teamsites. Dit zit ook in de mobiele SharePoint app, nu alleen nog voor iOS. Ook deze nieuws-functie is nog zeer beperkt, zeker vergeleken met nieuws apps die er bestaan voor SharePoint intranetten.

Binnen SharePoint kunnen we straks ook nieuwe publishing sites maken waarmee je heel vrij dynamische webpagina’s kunt opmaken. Door deze uitbreiding kun je dus ook startpagina’s voor de organisatie en afdelingen neerzetten, wat samen met de nieuwsmodule zorgt voor een complete intranet-ervaring. Maar dan nog de vraag hoe je daar als gebruiker vervolgens op binnenkomt.


Intranet als app

Als QS solutions bedachten we daar het volgende op: een nieuw tegeltje binnen de app launcher van Office 365 waarmee je direct naar het intranet in de nieuwe teamsite springt. Normaliter in SharePoint is intranet het startpunt waarvandaan je applicaties start. In Office 365 is dat omgekeerd en zie je bij binnenkomst je ingestelde app, wat dus hiermee ingesteld kan worden op de intranet app.

Dat idee kun je nog verder doortrekken door de verschillende onderdelen waaruit een intranet bestaat, apart als app in de app launcher te plaatsen. Denk aan apps voor het smoelenboek, de organisatiepagina met structuur, handboeken, nieuwsapps voor specifieke onderwerpen et cetera. Daarmee maak je informatie heel gericht beschikbaar voor de organisatie.

Relevantie is leidend

Intranet begon als een dwingend medium, dat van hogerhand bij iedereen werd ingesteld als startpagina in Internet Explorer. Maar dat zorgde er hooguit voor dat de koppen werden gescand. Want is het nieuws niet interessant genoeg, dan klikt de gebruiker toch snel weer weg. Dat zal ook gebeuren wanneer je de intranet app of nieuwsapp verplicht als startpagina instelt in Office 365. Als publisher van content moet je knokken om de aandacht van je publiek. Dat kun je doen door content veel beter te kwalificeren en te taggen. Zodat werknemers zich kunnen abonneren op relevante nieuwskanalen.

Begin bij SharePoint online

We zijn nog niet zover. Het merendeel van de bedrijven werkt prima met SharePoint voor het intranet en kunnen dat gerust blijven doen. De stap naar SharePoint online zou voor hen wel verstandig zijn, met een migratiepad naar Office 365. Met alleen al de Intranet knop als app in de app launcher geef je intranet een plek in Office 365. Een prima plaats om de ontwikkelingen verder te volgen, bij Microsoft en bij partners zoals QS solutions. Het is helder dat de informatie en nieuwsvoorziening vanuit de organisatie een grotere rol gaan krijgen in Office 365. De naam ‘intranet’ kan daarmee zelfs verdwijnen, en opgeslokt worden als onderdeel van de volledig digitale samenwerkplek die Office 365 is.

Meer weten? Neem dan gerust contact met mij op.

Over Tom Brand

Tom Brand, Teamleider SharePoint team